任何企业都会遇到员工违规违纪情况的发生。拥有强大合规管理体系的企业将会降低员工违规的风险，但是无法完全消除风险。员工违规行为多种多样，有疏忽大意的，重大过失的，还有故意为之的。员工违规行为一旦证实，企业需要立即处理。如何处理员工违规行为的方式反应了企业是否严肃对待合规。很多企业对违反公司政策的违规行为和非法活动持有坚决的零容忍态度。

01

对违规行为人或未能对违规行为采取防范措施的人应该进行纪律处分。违规行为一经查实，企业应立即对违规行为人采取纪律处分。这些处理方式包括训诫，口头或书面警告，降级，降职，调职，最终警告，解雇。企业还可向执法部门报告违法情况以及向违规者提起民事诉讼。

纪律处分应与违规者的福利和奖励相关联。例如，根据违规行为的程度和性质，扣减违规者的奖金，违规者将不享受调薪和/或晋升的机会。当员工收到奖励或晋升的提名时，企业应有适当的流程去检查员工在过去12个月或其他设定的时期内有无涉及违规行为。如果有的话，则不再考虑对该员工的奖励或晋升。

02

企业必须以一致的方式执行纪律处分结果。也就是说，如果一名级别低的员工因为员工报销中的不当行为受到警告处分，那么高级经理因为同样或类似的不当行为也应受到警告处分。当员工发现在纪律处分时出现区别或歧视对待，这对于维持有效合规损害极大。对于纪律处分执行一致还表现在当地法律允许的情况下，员工在一个国家违反企业规定应当与另一个国家的员工违反同样的企业规定而受到类似的纪律处分。

03

一个好的做法是建立纪律处分委员会来监督或作出最终决定。纪律处分委员会的成员可以包括来自法务部门、人事部门、合规部门以及业务部门的领导。委员会需要对违规者的经理或越级经理提出的纪律处分提议进行审批，或者自行作出决定。通常最好由违规者的经理作出纪律处分的提议，因为其更为了解违规者的过去和当前情况，包括违规者是否初犯或是惯犯。经理就纪律处分提出建议时可以咨询相关人事经理，负责人事方面的律师或其他必要的人。在一些跨国企业内，纪律处分在执行之前，需要最终由总部集中管理的合规部门或其代表批准同意，确保在各个国家对于相似类型违规行为的纪律处分执行一致。

当违规者的劳动关系解除之后，企业可以把特定类型的违规者标注为“不适用再次聘用”。还应建立相应的检查系统确保任何将来聘用的新员工并非出自这个“不适用再次聘用”名单上的人。只有严重违反企业合规管理政策规定或法律规定的违规者才能被记录到这个名单。

04

企业有时会遇到这样的情况：违规者因为严重违反完善建立的内部政策要求（例如，收受回扣，利用职权把业务机会转给其家族公司）而被解雇，但是之后劳动仲裁要求企业恢复与违规者的劳动关系。这可能是多种原因导致的，可能与内部政策建立的程序相关的，与违规认定证据相关的，也可能违规行为达不到劳动法中解除劳动关系较高的标准，以及对于规定和证据不同的解读。为了降低此类风险，如果违规者拒绝辞职，一些企业为了规章制度的执行，就不得不与违规者谈判，以达到和平分手的目的。尽管这样是解除劳动关系的一个办法，但这会向其他员工发出一个错误的信号：他们的雇主抓住了严重违规的员工，还得给钱请他们离开。严重违反内部政策的成本太轻微，达不到有效威慑其他员工效仿违规者的作用。

05

企业应要求员工对实际或潜在的欺诈或其他违纪行为有所反应，包括制止和举报。对那些未能对欺诈或其他违纪行为有所反应的员工要采取惩罚措施。如果员工知道企业的政策规范被违反或可能被违反，但是故意视而不见，装作不知情，或任由违纪行为发生，那么员工就未能做到防范欺诈或其他不当行为的发生。

06

团队成员的不当行为还应与其经理的业绩表现挂钩。团队中的不当行为，例如一名或多名团队成员在一定时间内实施2次以上违规行为则表明团队经理未能有效建立合规和道德文化。并不是所有团队成员的违规行为都可以用来与团队经理业绩表现挂钩，譬如，在报销上轻微的违规。用来与团队经理业绩表现挂钩的违规行为类别的界定必须是清晰的，这样在操作中便于执行，也显示了对团队经理的公平合理。

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